Финансы: список, PnL, движение денег

Полный перечень полей — в глоссарии.

​

Обзор

Эта страница описывает три финансовых отчёта, которые компания использует для контроля денег: список операций (реестр всех поступлений и списаний), отчёт о прибылях и убытках (PnL) и кэшфлоу (движение денег по счетам). Все три отчёта построены на одних и тех же финансовых операциях, но группируют и трактуют их по-разному:

• Список операций — построчный реестр с фильтрами и поиском, для повседневной сверки и разбора конкретных платежей.
• PnL — помесячная выручка (по методу начисления, «когда услуга оказана») в сравнении с расходами.
• Кэшфлоу — помесячное движение живых денег (по факту поступления/списания) с разбивкой по источникам.

​

Модель данных

​

Финансовая операция

Центральная сущность — финансовая операция. Каждая запись — это одно движение денег: оплата аренды, продажи, работы мастерской, депозита, штрафа, обслуживания инвентаря или произвольная операция по счёту (не привязанная ни к чему).

​

Обмен между операциями

Операция может ссылаться на другую операцию как на свою «пару обмена» — например, перевод денег с одного счёта на другой оформляется как две связанные операции. Операция, которая является «принимающей» стороной такого обмена (на неё есть обратная ссылка от операции-источника), исключается из базовой выборки списка операций и из верхнеуровневых сумм PnL и кэшфлоу. Операция-«источник» (та, что сама ссылается на пару) дополнительно исключается из верхнеуровневых сумм поступлений/расходов в PnL и кэшфлоу, но не исключена отдельно из разбивки по статьям — там применяется только базовое правило «принимающая сторона убирается». В списке операций у обменных операций есть отдельный третий вид фильтра — «обмен», в дополнение к «поступление» и «списание»; этот фильтр смотрит на то, ссылается ли сама операция на пару (то есть проверяет её со стороны источника).

​

Ведомость (кассовый ордер)

Ведомость — необязательное расширение операции. Если она есть, у операции появляется:

• привязка к конкретной единице инвентаря и/или контрагенту (для более точной аналитики: например, расходы на топливо по конкретному автомобилю);
• собственная дата ведомости, которая может не совпадать с датой создания операции. Эта дата — тот момент, к которому операция фактически должна быть отнесена (например, расход был проведён в системе в начале следующего месяца, но фактически относится к прошлому).

​

Статья доходов/расходов и её отключение

Статья — классификатор операции («Аренда», «Зарплата», «Топливо» и т.д.), с возможной иерархией (статья может иметь родительскую статью) и признаком «Учитывается в отчётах». Важно: разбивка по статьям в обоих отчётах (PnL и кэшфлоу) строится только по операциям, у которых есть ведомость — операция без ведомости, даже если у неё есть статья, попадает в общие суммы месяца, но не попадает в разбивку по статьям ни в одном из отчётов. Если статья выключена:

• в отчёте о прибылях и убытках операции с такой статьёй полностью выпадают — и из общей суммы выручки/расходов по месяцу, и из разбивки по статьям;
• в кэшфлоу выключенные статьи по-прежнему участвуют в общей сумме поступлений/расходов месяца и в разбивке по статьям (среди операций с ведомостью) — признак «Учитывается в отчётах» там не проверяется.

​

Список операций

Это постраничный, фильтруемый и сортируемый реестр всех финансовых операций. К каждой строке подмешивается дополнительная информация, которой нет в самой операции:

• данные о клиенте (идентификатор, имя, телефон, аватар) — берутся из аренды, если она есть, иначе из продажи, иначе из задачи мастерской (первое найденное значение по этому приоритету);
• статус связанной аренды (если операция относится к аренде);
• точка проката — либо через ведомость с привязкой к инвентарю (берётся точка проката инвентаря), либо через саму аренду;
• при наличии ведомости — данные об инвентаре, контрагенте, дате ведомости, ресурсах обслуживания, комментариях и вложенных изображениях;
• при наличии обмена — сведения о парной операции;
• при наличии возврата — причина возврата.

​

Фильтры

​

Поиск

Свободный поиск ищет совпадения по сумме, имени клиента, названию инвентаря и контрагента (из ведомости) и названию счёта; если в компании включён учёт автомобилей, дополнительно ищет по государственному номеру и техпаспорту привязанного автомобиля.

​

Сортировка

Доступна сортировка по виду оплаты, сумме, автору, дате создания, ведомости, инвентарю и контрагенту ведомости, дате ведомости — с учётом того, что записи без значения сортируемого поля всегда показываются последними, независимо от направления сортировки.

​

Отчёт о прибылях и убытках (PnL)

Этот отчёт показывает помесячную картину: сколько компания заработала и потратила, а также насколько «бумажная» выручка (начисленная по датам оказания услуги) отличается от реально полученных денег.

​

Из чего складывается отчёт

Отчёт строится из трёх независимых источников, которые затем объединяются по ключу «год + месяц»:

1. Помесячные суммы расходов и выручки по операциям. Для каждого месяца берётся сумма всех списаний (расходы) и сумма всех поступлений (выручка) — учитываются только операции с включённой статьёй, без учёта обменных операций (ни принимающей, ни исходящей стороны). Месяц операции определяется по дате ведомости, а при её отсутствии — по дате создания.
2. Начисленная прибыль по методу «сколько заработано, а не сколько получено деньгами» — из отдельного набора записей о прибыли, который ведётся системой независимо от факта оплаты (подробнее — в отчётах по инвентарю и окупаемости). Сюда попадают только записи, прошедшие «фильтр учитываемой прибыли» (см. ниже), и они группируются не только по году и месяцу, но и по типу источника: аренда (инвентарь), услуга, доставка, штраф, мастерская, обслуживание, продажа.
3. Разбивка по статьям — операции с ведомостью и включённой статьёй, сгруппированные по статье, чтобы показать, из чего именно складываются расходы и выручка месяца. В отличие от пункта 1, здесь учитываются только операции, у которых есть ведомость; отдельного исключения обменных операций тут нет, но базовое правило (исключение принимающей стороны обмена) действует и здесь, как для любой выборки операций.

​

Фильтр учитываемой прибыли

При расчёте начисленной прибыли (пункт 2 выше) в отчёт попадает только то, что можно считать «настоящей», подтверждённой выручкой:

• по аренде (инвентарь, услуга, доставка, штраф) — аренда не должна быть удалена, и либо она находится в статусе «в аренде», «завершена» или «должник», либо она отменена, но по ней уже есть фактически оплаченная сумма больше нуля;
• по мастерской — задача должна быть в статусе «завершена» или «в работе»;
• по обслуживанию — достаточно самого факта наличия записи;
• по продаже — продажа должна быть в статусе «продано».

Это общее правило используется не только в PnL, но и в ряде других денежных и аналитических отчётов, где фигурирует начисленная прибыль.

​

Поля итоговой строки месяца

​

Применимые фильтры

По периоду (дате создания и/или дате ведомости), точке проката, направлению/статусу/статье/виду оплаты/автору операции, а также — отдельно для начисленной части отчёта, своим набором фильтров — по аренде, продаже, мастерской, обслуживанию, категории, инвентарю, группе/набору инвентаря и услуге. Отчёт не разбивается на страницы — он всегда возвращает весь период целиком.

​

Кэшфлоу

Этот отчёт показывает помесячное движение реальных денег: сколько поступило, сколько списано и из каких источников.

​

Из чего складывается отчёт

1. Помесячные суммы поступлений и списаний, всегда по дате создания операции (дата ведомости здесь не используется, в отличие от PnL). Обменные операции (обе стороны) не учитываются. Дополнительно вычисляется разбивка поступлений по источнику: по аренде, по продаже, по задаче мастерской, по обслуживанию, по депозиту, по бонусной операции.
2. Разбивка по статьям — операции с ведомостью, сгруппированные по статье; признак «Учитывается в отчётах» здесь не проверяется — то есть выключенные статьи всё равно показываются.
3. Отдельно система пытается рассчитать помесячный баланс нарастающим итогом по всем операциям. В текущей реализации этот расчёт не работает как задумано (см. примечание ниже) — начальный и конечный баланс месяца в выдаче отчёта фактически всегда равны нулю.

​

Начальный и конечный баланс месяца

По замыслу для каждого месяца должны рассчитываться два значения баланса — баланс, накопленный на начало месяца (равный балансу на конец предыдущего), и баланс на конец месяца (с учётом операций текущего месяца).

​

Поля итоговой строки месяца

​

Применимые фильтры

Те же фильтры, что и в списке операций (период, точка проката, счёт, статус, статья, вид оплаты, автор, метки и т.д.), применяются к суммам движения денег и к разбивке по статьям. Отчёт также не разбивается на страницы.

​

Как это используется

• Список операций — рабочий инструмент бухгалтера/администратора для повседневной сверки: найти конкретный платёж, отфильтровать по счёту или контрагенту, проверить, был ли возврат.
• PnL — управленческий отчёт для оценки прибыльности по месяцам с разбивкой по источникам дохода (что именно приносит прибыль: аренда, продажи, мастерская) и по статьям расходов.
• Кэшфлоу — контроль поступлений и списаний по месяцам и по источникам; для фактического остатка денег на счетах на определённую дату отчёт в его нынешнем виде использовать нельзя (см. предупреждение выше) — для этого стоит смотреть баланс самих счетов/касс.

​

Особенности поведения

• Статус операции используется только как один из пользовательских фильтров списка операций, а не как автоматическое условие, встроенное в выборку любого из трёх отчётов.
• Автоматическая подстановка счёта при сохранении операции берёт первый подходящий счёт для вида оплаты — если таких счетов несколько, выбор непредсказуем.
• Начисленная прибыль в PnL берётся не напрямую из операций, а из отдельного набора записей о прибыли, отфильтрованных по признаку «настоящей» выручки; например, отменённая аренда без фактической оплаты полностью выпадает из начисленной прибыли.
• Данные о клиенте, статусе аренды и точке проката в списке операций собираются по цепочке «аренда → продажа → мастерская» (берётся первое найденное значение), поэтому в нетипичных случаях в выдаче может отобразиться клиент не той сущности, которую ожидает пользователь.
• «Принимающая» и «исходящая» стороны обмена — это разные стороны одной связи; фильтр «обмен» и исключение из верхнеуровневых сумм проверяют разные признаки, а в разбивке по статьям исходящая сторона отдельно не исключается.
• Фильтр по периоду ведомости сравнивает год и месяц, а не точную дату — границы «с»/«по» действуют как «с начала месяца» и «по конец месяца».
• Направление операции и знак суммы всегда выставляются автоматически при сохранении, независимо от того, как сумма была введена изначально.

​

Связанные страницы