Документы

Что это за раздел?

Раздел «Документы» позволяет хранить, отслеживать и автоматически генерировать документы по арендам и клиентам. Здесь вы можете:

• видеть все созданные договоры и акты
• отслеживать статус подписания
• создавать документы из шаблонов с автозаполнением данных

Раздел состоит из двух вкладок: Быстрый поиск и Генерация документов.

Как открыть раздел

В левом меню нажмите: → «Документы»

Вкладка: Быстрый поиск

Здесь отображаются все документы, созданные в системе — с их статусами и привязками.

Фильтры

В верхней части экрана расположены три фильтра: Поиск — поиск по названию документа. Период — фильтрация по дате подписания. Укажите начало и конец периода. Способ подписания — фильтрация по типу подписи:

• Ручное подписание
• SMS подписание
• EGOV подписание

Статусы документов

Над таблицей находятся три вкладки: Все — показывает все документы без фильтрации. Подписано — только документы, которые подписаны обеими сторонами. Ожидает подписание — документы, ожидающие подписи компании или подписанта.

Таблица документов

Основная часть экрана — это таблица. В каждой строке отображается:

• Документ — название и ссылка на документ
• Статус — текущий статус (например, «Ожидает подписание»)
• Дата подписания — дата и время создания/подписания документа
• Способ подписания — как именно подписывается документ (ручное, SMS, EGOV)
• Статус подписания — отдельно показывает статус для Компании и Подписанта (кружок красный — не подписано, зелёный — подписано)
• Пользователь — менеджер, создавший документ
• Клиент — клиент, к которому привязан документ
• Аренда — ссылка на аренду, к которой относится документ

Вкладка: Генерация документов

Здесь находятся два инструмента: управление шаблонами и созданными документами.

Подвкладка: Шаблоны

Шаблоны — это заготовки документов (договор аренды, акт приема-передачи и другие), из которых система автоматически формирует документы. В таблице отображается:

• Название — имя шаблона
• Пункт проката — к какому пункту привязан шаблон (если применимо)
• Создано — дата и время создания
• Обновлено — дата последнего редактирования
• Статус — «Обязательный» означает, что шаблон используется при каждой аренде автоматически

Чтобы добавить новый шаблон, нажмите: → «+ Добавить» (в правом верхнем углу) Чтобы отредактировать существующий шаблон, нажмите на иконку карандаша в строке нужного шаблона.

Подвкладка: Созданные Документы

Здесь хранятся все документы, сгенерированные вручную (не через аренду). В таблице отображается:

• Название — имя документа
• Кем создан — пользователь, который создал документ
• Дата добавления — когда документ был создан

Для поиска документа используйте строку поиска в верхней части. Чтобы создать новый документ вручную, нажмите: → «+ Создать»

Редактор документа

При открытии шаблона или создании нового документа открывается встроенный редактор.

Панель инструментов

Вверху — полноценный текстовый редактор с поддержкой:

• форматирования текста (жирный, курсив, зачёркнутый, подчёркнутый)
• списков, таблиц, изображений
• HTML-редактора (для прямого редактирования кода)
• выбора стиля и размера шрифта

Правая панель: Переменные для шаблона

Это ключевая функция раздела. Переменные — это автоматически подставляемые данные из системы. Вместо того чтобы вручную вписывать имя клиента, номер договора или дату — вы один раз вставляете переменную, и система подставляет актуальное значение при каждой генерации. Привязать к — выберите, к чему привязан документ: к Аренде или Клиенту. От этого зависит набор доступных переменных. Доступные переменные разделены на группы: Общее:

• ID — номер записи
• Имя менеджера
• Дата, День, Месяц, Год, Время, Дата со временем

Аренда — данные по конкретной аренде (номер, даты, суммы и т.д.) Клиент — имя, телефон, документы клиента Пункт проката — название и реквизиты точки Инвентарь — список оборудования в аренде Чтобы вставить переменную в документ — нажмите «+» рядом с ней. Она появится в тексте в виде выделенного поля.

Импорт документа

Если у вас уже есть готовый договор в другом формате, нажмите: → «Импорт документа» (верхний правый угол) Это позволяет загрузить существующий документ и использовать его как основу для шаблона.

Сохранение

После редактирования нажмите: → «Сохранить»

Заметки

Кнопка «Заметки» в верхней панели открывает обсуждение документа сбоку от текста. Оставляйте в нём комментарии коллегам. Кнопка появляется у сохранённого документа.

Как используется в работе

Типичный сценарий:

1. Вы создаёте шаблон договора аренды один раз — вставляете переменные в нужные места.
2. При каждой новой аренде система автоматически генерирует документ с данными конкретного клиента и операции.
3. Документ отправляется клиенту на подписание выбранным способом (ручное, SMS, EGOV).
4. В разделе «Быстрый поиск» вы видите статус подписания по каждому документу.

Важно понять

Раздел «Документы» — это не просто хранилище файлов. Это инструмент автоматизации: один шаблон заменяет ручное заполнение сотен договоров. Если статус документа показывает «Ожидает подписание» — значит одна из сторон ещё не подписала. Отслеживайте это через фильтр, чтобы не упускать незакрытые договоры.

Если коротко

1. Создайте шаблон с переменными в разделе «Генерация документов» → «Шаблоны»
2. Привяжите шаблон к арендам
3. Система сама формирует документы при каждой операции
4. Отслеживайте статус подписания через «Быстрый поиск»